Schützen Ihre Mitarbeiter vertrauliche Unterlagen ausreichend?

Der Sicherheit von vertraulichen Unterlagen wird in Büros häufig nicht genügend Aufmerksamkeit geschenkt. Jedes Büro wird zumindest von Reinigungspersonal oder von anderen Kollegen betreten, die über vertrauliche Unterlagen nicht informiert werden sollen.

Unterlagen verschließen

Wenn ein Büro verlassen wird, müssen vertrauliche Unterlagen weggeräumt und der Computer gesperrt werden. Dies funktioniert am schnellsten mit der Tastenkombination Windows + „L“.

Entsorgen von Unterlagen

Vertrauliche Dokumente müssen unlesbar gemacht werden, bevor sie entsorgt werden. Neben schriftlichen Unterlagen gilt das auch für Computerspeichermedien wie z.B. USB-Sticks. Hier muss der Arbeitgeber darauf achten, dass die Mitarbeiter auch die Möglichkeit haben, die Unterlagen entsprechend zu entsorgen.

Passwort

Das eigene Passwort darf nicht weitergegeben werden oder einfach zu erraten sein. Es sollte Groß- und Kleinbuchstaben, Ziffern bzw. Sonderzeichen enthalten und auf keinen Fall Name, Geburtsdatum oder Wohnort sein.

Organisatorische Regelung

Mitarbeiter sollten in regelmäßigen Abständen auf die Sicherheitsrichtlinien hingewiesen werden. Es ist zu empfehlen, dass sich die Mitarbeiter schriftlich zur Einhaltung des Datengeheimnisses verpflichten.

Stand: 26. Mai 2014

Planen Sie einen Grundstücksverkauf?

Der Verfassungsgerichtshof hat 2012 die Regelung zur Bemessung der Grunderwerbsteuer aufgehoben. Der Regierung wurde eine Frist zur Reparatur bis Ende Mai 2014 eingeräumt. Es wird sich daher bei Liegenschaftsübertragungen ab dem 1.6.2014 etwas ändern. Bis Redaktionsschluss ist noch keine Neuregelung in Kraft getreten. Allerdings ist eine Änderung in Begutachtung, über die wir Sie vorab informieren möchten.

Unterschied zwischen neuer und alter Regelung

In Zukunft soll lediglich danach unterschieden werden, ob der Erwerb innerhalb oder außerhalb der Familie erfolgt. Nach der alten Regelung war ausschlaggebend, ob die Übertragung entgeltlich oder unentgeltlich erfolgt.

Innerhalb der Familie

Alle Übertragungen innerhalb der Familie sollen begünstigt besteuert werden – egal, ob entgeltlich oder unentgeltlich. Die Bemessungsgrundlage soll der dreifache Einheitswert sein (maximal 30 % des gemeinen Wertes). Ausnahme: Land- und Forstwirtschaft.

Der Steuersatz beträgt 2 %. Mit dem dreifachen Einheitswert besteuert werden zukünftig z.B. auch Übertragungen an Lebensgefährten (die im gemeinsamen Haushalt leben oder lebten), Geschwister, Nichten bzw. Neffen.

Außerhalb der Familie

Als Bemessungsgrundlage soll künftig der Kaufpreis, bzw. bei unentgeltlichen Übertragungen der gemeine Wert, dienen (ausgenommen bestimmte Anteilsübertragungen von Gesellschaften).

Nach dem derzeitigen Stand bleiben die Begünstigungen im Umgründungssteuergesetz (UmgrStG) bestehen. Für Liegenschaftsübertragungen nach dem UmgrStG ist daher weiterhin der zweifache Einheitswert maßgeblich.

Tipp: Planen Sie eine Liegenschaft zu verschenken oder zu verkaufen? Dann vereinbaren Sie ein Beratungsgespräch mit uns. Wir überprüfen (sobald eine Neuregelung beschlossen wurde), ob es besser ist zu warten oder ob schon vor dem 1.6.2014 übertragen werden sollte.

Stand: 07. April 2014

Was gibt es Neues bei der NoVA?

Seit 1.3.2014 wird die NoVA beim Kauf eines neuen Autos ausschließlich nach dem Kohlendioxid-Ausstoß berechnet. Die frühere Bonus- und Malus-Regelung ist weggefallen. Daher kann die NoVA nun ohne viel Aufwand selbst berechnet werden. Bei Autos mit hohem CO2-Ausstoß ist die NoVA meist deutlich höher als früher.

Formel für die Berechnung

(CO2-Wert in g/km – 90 g)/5 = Steuersatz in % (maximal jedoch 32 %)

Das ergibt

  • 0 % bei einem CO2-Ausstoß von 90 g/km
  • 32 % Höchstsatz bei Fahrzeugen mit einem CO2-Ausstoß von 250 g/km

Ist der Kohlendioxid-Ausstoß höher als 250 g/km, erhöht sich die Steuer noch um € 20,00 je g/km für den CO2-Ausstoß, der über den 250 g/km liegt.

Von der Steuer werden noch abgezogen

  • € 350,00 bei Dieselfahrzeugen
  • € 450,00 bei anderen Fahrzeugen

Dies gilt vom 1.3.2014 bis 31.12.2014, wenn kein Bonus für Alternativantriebe gewährt wird. In den kommenden Jahren wird dieser Abzug verringert.

Tipp: Bei umweltfreundlichen Antriebsmotoren wird ein Bonus von € 600,00 gewährt. Dazu gehören z.B. Hybridantriebe (bis Ende 2015). Eine Steuergutschrift ist allerdings nicht möglich.

Neu: Der Autohändler bekommt beim Verkauf von tageszugelassenen Autos 16,67 % der abgeführten NoVA wieder rückvergütet.

Neues bei einem ausländischen Kfz

Bringt eine Person (mit Sitz im Inland) ein Kfz nach Österreich, darf sie damit ein Monat in Österreich ohne Zulassung fahren. Im November 2013 hatte der Verwaltungsgerichtshof in einer Entscheidung festgestellt, dass die Frist bei jedem Grenzübertritt wieder neu beginnt.

Nun hat die Regierung darauf reagiert. Im Nationalrat wurde nun eine Klarstellung beschlossen, dass die Frist nicht unterbrochen wird, wenn das Kfz ins Ausland gebracht wird.

Mit der Zulassung entstehen die NoVA und die Kraftfahrzeugsteuerpflicht.

Stand: 07. April 2014

Pendlerrechner: Abgabefrist auf den 30.9.2014 verschoben

Der Pendlerrechner des Bundesministeriums für Finanzen (BMF) wurde in den letzten Wochen heftig kritisiert. Das BMF hat nun auf die Beschwerden reagiert. Der Rechner wird bis zum Sommer noch einmal überarbeitet.

Der Ausdruck des Pendlerrechners musste bisher bis zum 30.6.2014 beim Arbeitgeber abgegeben werden. Diese Frist wurde nun auf den 30.9.2014 verschoben.

Alle Arbeitnehmer, die das bereits erledigt haben, können einen neuen Ausdruck vom aktualisierten Rechner abgeben, wenn das neue Ergebnis für sie vorteilhaft ist.

Stand: 07. April 2014

Zusammenfassende Meldung (ZM) pünktlich abgeben

In den Zusammenfassenden Meldungen (ZM) wird vermerkt, welche Waren und Dienstleistungen von Österreich in andere Mitgliedstaaten der EU gelangt sind bzw. erbracht wurden.

Die in den Meldungen enthaltenen Informationen tauschen die Finanzverwaltungen der EU-Mitgliedstaaten untereinander aus.

Wer muss die ZM ausfüllen?

Eine Zusammenfassende Meldung hat jeder Unternehmer einzureichen, der

  • innergemeinschaftliche Lieferungen durchführt,
  • in EU-Mitgliedstaaten steuerpflichtige sonstige Leistungen ausführt, für die der Leistungsempfänger die Steuer schuldet, wenn sich der Leistungsort nach dem Empfängerortprinzip laut Generalklausel richtet,
  • als Erwerber bei einem Dreiecksgeschäft steuerpflichtige Lieferungen getätigt hat.

Wann ist die ZM abzugeben?

Eine Zusammenfassende Meldung (ZM) ist monatlich abzugeben, wenn auch die Umsatzsteuervoranmeldung (UVA) monatlich übermittelt werden muss.

Hat der Unternehmer seine UVA quartalsweise abzugeben, muss auch die ZM quartalsweise eingereicht werden. Die Übermittlung hat in beiden Fällen bis zum Ende des Folgemonats zu erfolgen. Maßgeblich für die Meldung an die Finanz ist der Zeitpunkt der Leistungserbringung.

Verspätungszuschlag

Wird die ZM zu spät abgegeben, kann ein Verspätungszuschlag von bis zu 1 % der Summe aller zu meldenden Bemessungsgrundlagen festgesetzt werden (höchstens € 2.200,00). Die ZM gilt als Abgabenerklärung. Ihre Einreichung kann daher mit einer Zwangsstrafe erzwungen werden.

Inhalt der ZM

Die Zusammenfassende Meldung ist elektronisch mittels FinanzOnline einzureichen. Sie muss die UID-Nummer der Geschäftspartner und den Gesamtwert aller an sie ausgeführten innergemeinschaftlichen Umsätze enthalten. Dazu gehören sowohl ig. Lieferungen, als auch grenzüberschreitende Dienstleistungen, bei denen die Steuerschuld auf den Leistungsempfänger übergeht, wenn sich der Leistungsort nach dem Empfängerortprinzip richtet.

Stand: 07. April 2014

Kontrolle durch die Finanzpolizei

Wenn Sie auf den Fall der Fälle vorbereitet sind, sehen Sie einer Kontrolle viel entspannter entgegen.

Diese Unterlagen sollten Sie bei einem Besuch der Finanzpolizei griffbereit haben:

  • Liste mit den Namen aller Mitarbeiter
  • gültige Beschäftigungsbewilligung aller ausländischen Mitarbeiter bzw. gegebenenfalls andere Arbeitsmarktzugangsdokumente
  • Nachweis der Anmeldungen bei der Sozialversicherung. Die Anmeldung muss noch vor dem Arbeitsbeginn erfolgen. Familienmitglieder, die im Betrieb mitarbeiten, müssen unter Umständen auch angemeldet werden.
  • tägliche Arbeitszeitaufzeichnungen
  • Arbeitsvertrag bzw. Dienstzettel, freie Dienstverträge, Werkvertrag, Lehrverträge
  • Dienstpläne (Schichtpläne) zum Nachweis der vereinbarten Arbeitszeiten
  • Fahrtenbücher von Dienstautos
  • alle relevanten Unterlagen, wenn Arbeitnehmer ins Ausland entsandt wurden
  • Gewerbeberechtigung bzw. Berufsbefugnis
  • Unterlagen, die für Ihre Branche spezifisch sind, wie z.B.
    • Bautagebücher,
    • Aufzeichnungen gemäß Barbewegungsverordnung bzw. Kassenrichtlinie (welche Aufzeichnungen gemacht werden müssen, ist abhängig vom jeweiligen Kassentyp, jeder Kassenbenutzer muss die Beschreibung der Kasse E131 vorweisen können),
    • alle Aufzeichnungen, die die Abrechnung von Glücksspielgeräten betreffen.

Hinweis

Die Finanzpolizei führt ihre Kontrollen auf Basis von verschiedenen Gesetzen durch, daher ist dies keine vollständige Liste. Es können auch andere Unterlagen kontrolliert oder noch zusätzliche Unterlagen überprüft werden.

Stand: 07. April 2014

Änderungen von Dienstgeberdaten müssen gemeldet werden

Arbeitgeber müssen dem Krankenversicherungsträger geänderte Daten melden. Neben den Änderungen, die Mitarbeiter betreffen, müssen auch Datenänderungen vom Arbeitgeber selbst gemeldet werden. Allerdings nur, wenn sie für den Krankenversicherungsträger wichtig sind.

Die Daten auf dem neuesten Stand zu halten hat auch Vorteile, denn wenn z.B. die Kontaktdaten veraltet sind, erschwert das die Kommunikation. Womöglich kann der Krankenversicherungsträger dann wichtige Informationen nicht oder nur verspätet mitteilen.

Wichtige Änderungen sind

Änderung der Rechtsform

In diesem Fall ist ein aktueller Firmenbuchauszug bzw. die neue Firmenbuchnummer zu melden. Wenn sich die Steuernummer ändert, bekommt das Unternehmen auch eine neue Beitragskontonummer.

Änderung der Adresse

Adressänderungen können formlos bekannt gegeben werden. Wenn in ein anderes Bundesland übersiedelt wird, ist eine andere Gebietskrankenkasse zuständig. Die Dienstnehmer sind daher bei der alten abzumelden und bei der neuen anzumelden. Als Grund für die Abmeldung ist „Ummeldung“ anzugeben. In diesem Fall ist keine Auflösungsabgabe zu entrichten.

Firmenübernahme

Bei Firmenübernahmen benötigt die Krankenkasse den Umgründungs- oder Übernahmevertrag. Auch hier erhalten Sie eine neue Beitragskontonummer, wenn sich die Steuernummer ändert.

Änderung der Gewerbeart

Das neue Gewerbe muss zumindest mitgeteilt werden bzw. sollte der neue Gewerbeschein an den Sozialversicherungsträger gesendet werden.

Änderung bei Vollmachten

Auch Änderungen von Vollmachten sind zu melden. Wird eine neue Vollmacht ausgestellt, muss sie dem Versicherungsträger übermittelt werden.

Stand: 07. April 2014

Wurden Sie schon darum gebeten, eine Gelangensbestätigung auszufüllen?

Deutsche Unternehmer müssen mit der Gelangensbestätigung nachweisen, dass eine Lieferung tatsächlich in ein anderes EU-Land transportiert wurde. Durch diese Bestätigung ist die Lieferung von der deutschen Umsatzsteuer befreit. Füllen Sie (als Käufer) die Gelangensbestätigung nicht aus, kann es passieren, dass Ihnen der deutsche Lieferant eine Rechnung mit deutscher Umsatzsteuer schickt.

Statt der Gelangensbestätigung können auch ähnliche Nachweise erbracht werden. Dies ist möglich, wenn die Ware durch einen Dritten, z.B. durch ein Transportunternehmen, geliefert wird. Wenn der Verkäufer selbst liefert oder die Ware vom Käufer abgeholt wird, muss eine Gelangensbestätigung ausgefüllt werden.

Wie ist die Gelangensbestätigung auszufüllen?

Sie kann auch per Mail übermittelt werden. Wird öfter beim selben Lieferanten eingekauft, ist es möglich, eine Sammelbestätigung auszustellen. Diese gilt maximal für alle Lieferungen innerhalb eines Kalendervierteljahres.

In der Gelangensbestätigung müssen angegeben werden:

  • Name und Anschrift des Abnehmers
  • Menge und handelsübliche Bezeichnungen
  • Ort und Monat des Erhalts der Ware im übrigen Gemeinschaftsgebiet oder Ende der Beförderung
  • Ausstelldatum der Bestätigung
  • Unterschrift des Abnehmers (Beauftragten)

Nachweise bei innergemeinschaftlicher Lieferung von Österreich in EU-Mitgliedstaaten Auch das österreichische Gesetz schreibt verpflichtende Nachweise bei innergemeinschaftlichen Lieferungen vor. Damit die Lieferung als steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung gilt, sind Verbringungsnachweise (wie Beförderungsnachweis, Versendungsnachweis, Abholbestätigung) und ein Buchnachweis nötig.

Stand: 07. April 2014

Blog Marketing

Beim Blog Marketing gibt es zwei Wege: selbst bloggen oder die eigenen Produkte von einem bekannten Blogger bewerben zu lassen.

Eigenen Blog schreiben

Wenn Ihr Unternehmen selbst einen Blog schreibt, kann mit wenig Marketingbudget zielgruppengerechte Werbung betrieben werden. Damit Leser einem Blog treu bleiben, müssen regelmäßig neue, interessante Artikel mit aktuellen Inhalten gepostet werden. Die Leser vertrauen auf die Informationen und Tipps im Blog und bauen dadurch Vertrauen zur Marke auf. Gleichzeitig werden auch bereits bestehende Kundenkontakte gestärkt.

Bekanntheit von Bloggern nutzen

Es gibt im Netz bereits viele Blogger, deren Beiträge regelmäßig gelesen werden. Jeder spricht eine bestimmte Zielgruppe an. Wenn Sie den richtigen Blogger dazu beauftragen, positiv über Ihre Produkte zu schreiben und Bilder zu posten, können Sie direkt potentielle Kunden ansprechen. Das Angebot an Blogs ist sehr vielfältig. Es braucht sicher einige Zeit, um den zu finden, der Ihre Produkte am besten vermarkten kann. Daher gibt es bereits Anbieter, die sich auf dieses Service spezialisiert haben. Im Internet gibt es auch Blogbewertungen. Sie sind hilfreich, wenn Sie sich selber auf die Suche machen wollen.

Stand: 07. April 2014

Welche Änderungen sind mit 1. März 2014 in Kraft getreten?

Das Abgabenänderungsgesetz 2014 ist in Kraft getreten. Hier nun einige endgültige Neuregelungen im Überblick.

  • Für den investitionsbedingten Gewinnfreibetrag gilt nun: Begünstigt sind abnutzbare, körperliche Wirtschaftsgüter und Wohnbauanleihen, wenn sie dem Anlagevermögen eines inländischen Betriebes ab dem Anschaffungszeitpunkt mindestens vier Jahre lang dienen.
  • Arbeits- und Werkleistungen über € 500.000,00/Jahr an eine Person sind nicht mehr als Betriebsausgaben abzugsfähig.
  • Die steuerlichen Begünstigungen für sogenannte „Golden Handshakes“ wurden eingeschränkt.
  • Die Verlustvortrags- bzw. Verrechnungsgrenze von 75 % entfällt für natürliche Personen. Für Körperschaftsteuerpflichtige gilt diese Grenze weiterhin.
  • Bestimmte Lebensversicherungen sind von der KESt befreit, wenn sie nach dem 50. Lebensjahr abgeschlossen werden.
  • Zinsen- und Lizenzzahlungen an verbundene Unternehmen sind nicht abzugsfähig, wenn bestimmte Tatbestände der Niedrigbesteuerung beim Empfänger vorliegen.
  • Ausweitung der begünstigten Spendenempfänger: Abzugsfähig sind nun auch Spenden an bestimmte Einrichtungen, die ihren Sitz in einem Mitgliedstaat der Europäischen Union haben oder in einem Staat, mit dem eine umfassende Amtshilfe besteht.
  • Erhöhung der Grenze für Kleinbetragsrechnungen auf € 400,00
  • Erhöhung von Verbrauchssteuern
  • Einschränkungen bei der Gruppenbesteuerung: Gruppenmitglieder in Staaten ohne umfassende Amtshilfe dürfen nicht mehr neu in eine Gruppe aufgenommen werden. Ab 1.1.2015 scheiden ausländische Körperschaften, die am 28.2.2014 Gruppenmitglieder sind, aber die Voraussetzungen nicht erfüllen aus der Gruppe aus.
  • Abschaffung der Share Deal – Firmenwertabschreibung bei Gründung bzw. Erweiterung von Unternehmensgruppen nach dem 28. Februar 2014
  • Langfristige Verbindlichkeiten müssen mit einem Fixzinssatz von 3,5 % abgezinst werden. Diese Regelung gilt für alle Wirtschaftsjahre, die nach dem 30.6.2014 enden.

Stand: 27. März 2014