• E-Mails zwischendurch zu bearbeiten, stört die Konzentration. Legen Sie fixe Zeiten fest, zu denen Sie E-Mails lesen – schalten Sie die Erinnerungsfunktion aus.
• Entscheiden Sie sofort, was Sie mit dem Mail machen: löschen, sofort beantworten oder in den Ordner „später bearbeiten“ verschieben. (Speichern Sie wichtige E-Mails auf der Festplatte am Computer und nicht im Posteingang.) Alle E-Mails, bei denen eine kurze Antwort ausreicht, sollten Sie sofort bearbeiten.
• E-Mail schreiben oder doch telefonieren? Manche Themen sind schneller besprochen. Sie sollten auch beachten, dass in manchen Fällen ein E-Mail missverstanden werden kann.
• Gehen Sie sparsam um mit Kopien (E-Mails, die in CC verschickt werden) und halten Sie auch Ihre Kollegen bzw. Mitarbeiter dazu an, Sie nur bei für Sie wirklich wichtigen Themen in CC zu setzen. Solche E-Mails erhöhen die Anzahl Ihrer E-Mails enorm und beanspruchen oft unnötig Ihre Zeit.

Stand: 12. September 2013

Seit 1.7.2013 gelten die Neuregelungen für Gesellschaften mit beschränkter Haftung (GmbH).

Mindestkapital € 10.000,00

Es muss nur mehr ein Betrag von € 5.000,00 tatsächlich in bar eingebracht werden, das gesamte Stammkapital muss mindestens € 10.000,00 betragen.

Gründungskosten gesenkt

Die Notariatskosten sind abhängig vom Stammkapital. Durch die Senkung reduzieren sich auch diese Kosten. Günstiger wurde die Gründung auch dadurch, dass die Veröffentlichung im Amtsblatt der Wiener Zeitung wegfällt.

Mindest-Körperschaftsteuer € 500,00

Die Mindest-Körperschaftsteuer beträgt 5 % vom Mindeststammkapital. Daher wurde sie ebenfalls gesenkt und zwar von € 1.750,00 auf € 500,00 jährlich. Der bisher gültige Gründungsbonus für die ersten vier Kalendervierteljahre nach der Gründung entfällt durch die Neuregelung. Es gilt noch eine Übergangsfrist bis 31.12.2013, wenn die neue Mindest-Körperschaftsteuer höher sein würde (betrifft insbesondere Neugründungen von Aktiengesellschaften).

Die Höhe der Vorauszahlungen für 2013 ist abhängig davon, wann der Vorauszahlungsbescheid erlassen wurde:

Bescheid bis 30.6.2013: Die Mindest-KöSt beträgt für das 3. und 4. Quartal noch € 437,50. Bei der Veranlagung für 2013 wird der zu viel bezahlte Betrag gutgeschrieben.

Bescheid ab 1.7.2013: Hier wird bereits der neue Betrag von € 125,00 pro Quartal vorgeschrieben.

Einberufung der Generalversammlung

Nach der bisher gültigen Regelung musste die Generalversammlung ohne Verzug dann einberufen werden, wenn die Hälfte des Stammkapitals verloren gegangen ist.

Der Geschäftsführer muss nun ebenfalls eine Generalversammlung einberufen, wenn die Eigenkapitalquote unter 8 % liegt und bei einer fiktiven Schuldentilgungsdauer von mehr als 15 Jahren.

Stand: 12. September 2013

Im Gastgewerbe ist es häufig üblich, dass die Mitarbeiter in Wohnungen des Arbeitgebers wohnen. Unter welchen Voraussetzungen solche Wohnungen steuerfrei sind, wurde mit Jahresbeginn neu geregelt. Bei der Festlegung der steuerfreien Quadratmeter wurde allerdings nicht berücksichtigt, dass Arbeitnehmer sich manchmal auch eine Wohnung in Form von Wohngemeinschaften teilen. Daher wurde die Neuregelung noch einmal angepasst.

Grundsätzliche Regelung zum Sachbezug beim Wohnraum

Für arbeitsplatznahe Unterkünfte, die der Arbeitgeber seinem Arbeitnehmer verbilligt oder kostenlos zur Verfügung stellt, gilt:

• Kein Ansatz eines steuerlichen Sachbezugs bei einer Unterkunft, die bis zu 30 m² groß ist.
• Ist die Unterkunft größer als 30 m², ist ein Sachbezug anzusetzen. Allerdings darf bei einer Größe von maximal 40 m² ein Abschlag von 35 % berücksichtigt werden. Voraussetzung: Die Unterkunft muss vom selben Arbeitgeber für maximal zwölf Monate zur Verfügung gestellt werden.

Anpassung für Wohngemeinschaften

Wenn eine Unterkunft mehreren Arbeitnehmern zur Verfügung gestellt wird, steht die Steuerfreiheit dann zu, wenn jener Wohnraum, der dem jeweiligen Arbeitnehmer zur Verfügung steht, 30 m2 nicht übersteigt.

Beispiel: Zwei Arbeitnehmern wird kostenlos eine Wohnung in der Nähe ihres Arbeitsplatzes zur Verfügung gestellt. Die Wohnung hat insgesamt 45 m2, die beiden Schlafzimmer betragen jeweils 16 m2, die restliche Wohnfläche (13 m2) nutzen die beiden gemeinsam. Somit stehen jedem Arbeitnehmer 29 m2 zur Verfügung. Es muss daher kein Sachbezug angesetzt werden.

Eine Reduktion um 35 % steht aber nur dann zu, wenn der Wohnraum, der dem jeweiligen Arbeitnehmer zur Nutzung zur Verfügung steht, 40 m2 nicht übersteigt.

Stand: 12. September 2013

In der Kassenrichtlinie wird präzisiert, wie die Bücher und Aufzeichnungen zu führen sind und was bei der Losungsermittlung zu beachten ist. Allerdings erfolgt auch weiterhin keine Zertifizierung der Kassen vom Bundesministerium für Finanzen (BMF). Es werden lediglich die Rechte und Pflichten, die im Gesetz stehen, näher erklärt.

Laut der Kassenrichtlinie müssen Sie bei unangekündigten Kontrollen der Finanzpolizei eine Beschreibung des Kassensystems (E131) vorlegen können. Als Nutzer einer Kasse kennt man die technischen Details oft nicht genau, deshalb sollten Sie die Beschreibung von Ihrem Kassenhersteller bzw. -händler einfordern. Darin muss näher ausgeführt werden, welche Maßnahmen beim jeweiligen System die vollständige, richtige Erfassung und Wiedergabe aller Geschäftsvorfälle gewährleisten. Daneben muss auch beschrieben werden, wodurch dies leicht und sicher nachweisbar ist.

Folgende Fragen sollte die Beschreibung des Kassensystems (E131) beantworten:

• Wie wird die vollständige und richtige Erfassung und Wiedergabe sichergestellt?
• Wie wird der Nachweis über die vollständige und richtige Erfassung aller Geschäftsvorfälle erbracht?
• Zu welchem Kassentyp gehört die Kasse?
• Welche zusätzlichen technischen Sicherheitsmaßnahmen beinhaltet die Kasse? Zum Beispiel: freiwillige generelle Belegerteilung, Signaturen, Protokolle usw.

NEU: Anfrage vorab beim Finanzamt möglich

Um sicher zu gehen, dass die Beschreibung des tatsächlich verwendeten Kassensystems den Ordnungsmäßigkeitskriterien entspricht, kann sie dem Finanzamt in Form einer Anfrage vorgelegt werden.

In einer Aussendung wird vom BMF ausdrücklich klargestellt, dass die Antwort keine Zertifizierung der Kasse darstellt und keine Bestätigung darüber, dass das Kassensystem an sich den Vorschriften entspricht.

Stand: 12. September 2013

Solange eine Person bei einer Firma angestellt ist, bekommt sie regelmäßig ihr Nettogehalt auf das Konto überwiesen. Wechselt ein Arbeitnehmer allerdings in die Selbständigkeit, ändert sich dies schlagartig. Die Steuer- und Sozialversicherungsnachzahlungen sind erst im Folgejahr bzw. nach zwei Jahren fällig. Den Überblick darüber zu behalten, ist nicht so einfach.

Die vorläufige Berechnung der Sozialversicherungsbeiträge erfolgt in den ersten drei Jahren nur von der Mindestbeitragsgrundlage (Pensionsversicherung € 673,17, Krankenversicherung € 689,81 – Werte 2013). Wenn die Geschäfte bereits von Anfang an sehr gut laufen, kann es dazu kommen, dass schon von den Anfangsjahren an Beiträge nachverrechnet werden. Wenn die endgültigen Beitragsgrundlagen feststehen, kann es daher bereits aus dem ersten Unternehmensjahr zu Nachzahlungen bei den Pensionsversicherungsbeiträgen kommen. Daneben sind dann zusätzlich noch die laufenden Beiträge zu bezahlen.

Verlängerte Zahlungsfrist für Jungunternehmer

Die Nachzahlung der Beiträge wurde für die Jungunternehmer erleichtert. Bisher wurden Beitragsnachzahlungen in vier Teilbeträgen (innerhalb von einem Jahr) vorgeschrieben. Diese Frist wurde nun verlängert.

Jene Jungunternehmer, die Pensions- und Krankenversicherungsbeiträge nachzahlen müssen, können nun beantragen, diese auf maximal drei Jahre (zwölf Quartalsteilbeträge) verteilt zu bezahlen.

Dafür werden von der Sozialversicherung der gewerblichen Wirtschaft (SVA) keine Zinsen vorgeschrieben. Als Jungunternehmer gelten Unternehmer in den ersten drei Jahren.

Die Aufteilung der Nachzahlungsbeträge auf zwölf Teilbeträge muss beantragt werden.

Diese Änderung ist mit 1.7.2013 in Kraft getreten.

Stand: 12. September 2013